Типовые формы кадровых документов в организации

Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству: Табеля форм кадровых документов; Сборника типовых и трафаретных текстов кадровых документов; Графика документооборота кадровой документации. Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения. Инструкция по кадровому делопроизводству - основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений.

Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя. Общие положения Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам. Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях далее — предприятие любой формы собственности: существование самостоятельного структурного подразделения; выполнение функций кадровой службы отдельным должностным лицом — инспектором по кадрам; сочетание функций управления персоналом с другими функциональными обязанностями; ведение назначенным лицом исключительно кадрового делопроизводства. Обратить внимание. Это значит, что ФЛП обязано вести кадровую документацию. Перечень кадровых документов: штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Виталий Викторович Семенихин Кадровый документооборот

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г.

Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС.

Федеральным законом от 31 мая 1996 г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая 1996 г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1. Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны.

Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России. Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны: найти нужного им гражданина; оповестить его в случае объявления: мобилизации; военного времени; направить гражданина оборонять Родину. В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам.

Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам. Чтобы военный комиссариат знал, где разыскать гражданина в дневное, то есть рабочее, время, предусмотрены обязанности организаций по ведению воинского учета граждан.

Именно поэтому организации проводят сверки с военными комиссариатами, отправляют сообщения о принятых и уволенных гражданах и выполняют много других задач по воинскому учету. Извлечение из Положения о воинском учете утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны Российской I Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации, Службой внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службой безопасности Российской Федерации, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления и организациями.

Должностные лица органов государственной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и организаций обеспечивают исполнение гражданами обязанностей в области воинского учета в соответствии с законодательством Российской Федерации. За состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают руководители этих организаций.

Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации. Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет.

В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета.

В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки. В организациях с иностранным капиталом, зарегистрированных на территории Российской Федерации, воинский учет также ведется, так как в них работают граждане Российской Федерации, и эти организации, находясь на ее территории, обязаны соблюдать российские законы.

Количество документов по ведению воинского учета граждан в организациях зависит: от количества граждан, подлежащих воинскому учету в организации; количества возложенных на организацию обязанностей по проведению мероприятий в мирное время, на случай объявления в стране: мобилизации; особого положения; военного времени. Иначе говоря, все организации ведут документы общего воинского учета граждан, представляют отчетность по общему воинскому учету.

Далее список отрабатываемых в организации документов по воинскому учету расширяется следующим образом: документы специального воинского учета граждан в организации ведутся, если она имеет мобилизационное задание или прикреплена к Перечню по бронированию граждан; существует специальная папка, которая должна храниться в кадровой службе и содержать так называемые документы оповещения.

Количество документов оповещения граждан в организациях определяется в зависимости от количества работающих граждан, имеющих мобилизационные предписания военных комиссариатов. При проверках предъявляется требование, чтобы для хранения документов по ВУС в организации была отдельная комната с металлической дверью и несгораемым шкафом, но это возможно только на крупных предприятиях.

Для таких документов нужно иметь хотя бы отдельные стол и сейф, причем нельзя использовать этот стол для других нужд: он должен оставаться чистым и всегда готовым к работе. Следующим этапом подготовки необходимых документов должно быть приобретение пяти обязательных папок и двух тетрадей см.

Одна тетрадь должна быть прошита, пронумерована и заверена печатью - она используется инспекторами комиссариата при проведении проверок. Вторая тетрадь используется работником кадровой службы для регистрации документов, чаще всего военных билетов, которые можно оставлять в организации для оформления на очень короткий срок - не более трех дней.

Состав документов военно-учетного подразделения военно-учетного стола , создаваемого в организации для ведения воинского учета вариант На сотрудника, занимающегося ВУС, обязательно издается приказ Пример 2. Несмотря на п. После возвращения из отпуска начальник по акту передает документы ответственному за ВУС работнику. В случае отсутствия ответственного за ВУС работника по листку временной нетрудоспособности начальник создает акт приемки документов в присутствии двух свидетелей.

Все акты небходимо хранить в папке, так как при проверке инспекторы обращают на них внимание и их отсутствие будет считаться недочетом, даже если все остальные документы будут в полном порядке. После регистрации оргранизации в районном военкомате инспектор выдает полный пакет документов для ведения воинского учета, рассказывает о правилах их оформления.

На сегодняшний день работники военкомата предпочитают отправлять ответственного за ВУС на учебу за счет организации. Обучение длится пять рабочих дней. Что необходимо знать по первичному ведению ВУС? При оформлении военнообязанного заполняются отдельные формы личной карточки формы Т-2, которые хранятся в одной из папок вместе с копией военного билета.

Причем если картотека ведется вручную, то вносить данные в формы нужно карандашом, так как сведения могут изменяться, а зачеркивать и исправлять ничего нельзя. Если формы ведутся в электронном виде, хранить их надо только в бумажном варианте. Заполнение формы производится в соответствии с записями в военных билетах временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов и удостоверениями граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы, должности, месте жительства граждан, встающих на воинский учет.

Сверке подлежат фамилия, имя, отчество, семейное положение и состав семьи, должность, домашний адрес, образование. Хранить карточки необходимо в алфавитном порядке, по группам: первая группа - офицеры запаса; вторая - прапорщики, мичманы, сержанты, старшины, солдаты и матросы запаса; третья - граждане женского пола, пребывающие в запасе; четвертая - алфавитные карточки граждан, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении на работу военнообязанного необходимо снять копии со всех заполненных страниц военного билета это требование проверяющих инспекторов , заполнить формы военного учета карточки Т-2, ознакомить с ними работника, заполнить лист оповещения о новом месте работы и отдать его работнику. Необходимо предупредить работника о том, что он должен известить военкомат по месту жительства в течение двух недель о новом месте работы, а также обязан принести оттуда отметку об этом.

При посещении районного военкомата работник должен иметь при себе военный билет. Корешок с отметкой военкомата прикалывается к учетной карточке работника. Если военнообязанный расторгает трудовой договор с организацией, то, прежде чем убрать его личную карточку в архив, необходимо сделать копию с приказа об увольнении в качестве доказательства того, что человек больше не состоит на учете. Работника предупреждают о том, что он обязан сообщить в комиссариат по месту жительства о смене работы.

Трудовая книжка В оглавление Общие положения по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации. Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек приведены в ст. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

Трудовые книжки в организации заказывает служба или работники , которая обеспечивает ее бланками. Следует учитывать, что согласно п. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом распоряжением работодателя Пример 2. За нарушение требований, установленных Правилами ведения и хранения трудовых книжек, должностные лица несут ответственность, предусмотренную ст. Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях Статья 5. Нарушение законодательства о труде и об охране труда Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятисот до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым I административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. В соответствии со ст. В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор договор подряда и т.

Основные требования по ведению трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики п.

Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 5 февраля 2004 г. Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета п. Записи производятся без каких-либо сокращений. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер п.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа распоряжения работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа распоряжения п.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В соответствии с п. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу п.

Под работодателем подразумевается организация юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым работник заключает трудовой договор.

Само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может - ее оформляет представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, занимающий должность генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо на основании должностной инструкции или доверенности.

При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица - работодателя или сам индивидуальный предприниматель. Некоторые кандидаты пытаются оформить новую трудовую книжку, чтобы не работать по совместительству, а также чтобы скрыть неблагоприятное увольнение, например за прогул, за утрату доверия и т. При первичном оформлении трудовой книжки присутствие работника обязательно.

Сведения о работнике вносятся в трудовую книжку также при первичном ее оформлении. Фамилия, имя и отчество работника указываются полностью без сокращений и замены имени и отчества инициалами п. Фамилия и имя могут подвергаться изменению в течение жизни например, в связи со вступлением в брак или его расторжением , поэтому сведения о работнике желательно вносить, чуть смещая их влево, чтобы оставалось место для отражения возможных изменений.

Дата рождения также записывается полностью число, месяц, год. Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа об образовании - аттестата, диплома, удостоверения или иного документа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

кадрами; организация работы с кадровыми Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, Перечень типовых. Здесь представлены образцы кадровых документов: трудовые договоры и соглашения с кадровые и некадровые, по личному составу и основной деятельности, (19) · Унифицированные формы кадровых документов, утвержденные В Вашей организации утверждены приказом руководителя формы.

Конечно, труд таких помощников также может быть оформлен гражданско-правовыми договорами. А как быть в случае, если требуется именно постоянный работник, да еще и не один? Тогда без заключения трудовых отношений не обойтись. Здесь следует знать: хотя предприниматель имеет определенные преимущества в части ведения учета собственных доходов и расходов, но в части выполнения трудового законодательства, оплаты труда, налогообложения доходов наемных работников и предоставления им социальных гарантий, установленных законом, ведения и хранения кадровой документации у предпринимателя никаких преимуществ нет. Он должен соблюдать упомянутые требования так же, как и юрлица. Как предприниматели должны оформлять наемных работников? Отношения между работодателем и работником строятся на основе трудового договора. Работник может быть допущен к работе только после ст. Заключение трудового договора Трудовой договор с физлицом заключается в письменном виде п. Из нее нужно убрать строки, которые раньше заполнял работник центра занятости.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них. Заявления Прежде всего остановимся на определении. Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или преимущественно письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав.

Оформляем документы по личному составу

Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю или увольняясь с работы , наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема увольнения на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ распоряжение о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений. К учетным документам по кадрам относятся: штатно-должностная книга; алфавитная книга личного состава предприятия. Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью. На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.

Какие основные правила ведения документооборота и учета кадровых приказов? Следует учитывать типологию приказа.

РАЗДЕЛ 3. НАЕМНЫЕ РАБОТНИКИ У ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ

.

Типовые формы кадровых документов учета и порядок ведения кадрового делопроизводства

.

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

.

Оформление кадровой документации

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Формы кадровых документов. Унифицированные или свои - Елена ifaru.ruрева
Похожие публикации