Состав и использование кадровых документов банк

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Сколько стоит написать твою работу? Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от 31. Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров. Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от 31.

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров. Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись.

На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления ДОУ или архив организации. Последнее поле виза согласования с экспертной комиссией ЭК структурного подразделения заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей. Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24.

Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела. Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел томов, частей.

Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации. Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов.

В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов. Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации.

После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям. Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. Пример 2. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь.

Отдел кадров — не исключение. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год. Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это: обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел; обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год а из номенклатуры дел на 2016 г. Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры пример 4.

Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел фрагмент Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают. Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом п. Например, если организация в 2015 г.

И если в 2015 г. Если в организации появился новый отдел Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки.

Новое подразделение получает очередной крайний порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано.

Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия. Например, в середине 2015 г. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. А в номенклатуре дел на 2016 г. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. До 2016 г. Выводы: Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые: вновь заведены в уходящем году; не будут вестись в подразделении в будущем году.

Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Банковские операции (клиент-банк) в 1С:Бухгалтерия 3.0

учет использования рабочего времени; Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности. Классификация кадровых документов, их типовые формы, состав, порядок лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками. Военно-учетный стол В оглавление В функции работника, занимающегося кадровым делопроизводством, входит ведение военно-учетного стола организации далее - ВУС. Федеральным законом от 31 мая 1996 г. В данном нормативном правовом акте определены основные функции и обязанности должностных лиц организаций независимо от форм собственности. Извлечение из Федерального закона от 31 мая 1996 г. Функции организаций и обязанности их должностных лиц в области обороны 1. Должностные лица организаций независимо от форм собственности: должны исполнять свои обязанности в области обороны, предусмотренные для них законодательством Российской Федерации; создают работникам необходимые условия для исполнения ими воинской обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации; оказывают содействие в создании организаций, деятельность которых направлена на укрепление обороны. Таким образом, воинский учет граждан в организациях - это составная часть воинской обязанности организаций. Именно с учета людских ресурсов, транспортных, материальных средств начинается подготовка к обороне России. Военные комиссариаты в любое время дня и ночи, в очень короткий промежуток времени обязаны: найти нужного им гражданина; оповестить его в случае объявления: мобилизации; военного времени; направить гражданина оборонять Родину. В ночное время, в праздничные и выходные дни граждан разыскивают и оповещают по домашним адресам, а в дневное время оповещение граждан проводится по рабочим адресам. Военный комиссариат оповещает организацию, а она, в свою очередь, гражданина. В военном комиссариате заранее в мирное время закладываются в картотеку две повестки на нужного им гражданина: по домашнему и служебному адресам.

Основы делопроизводства в учреждении.

Сколько стоит написать твою работу? Вы точно человек?

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Документация по оформлению поощрений: Представление о поощрении; Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания. В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя. Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда. Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт — например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов как внутренних, так и внешних.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от 27. Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов. По степени обязательности: - обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы; - рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер; - специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения. По целевой принадлежности: - документы по учету личного состава работников приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. По функциональному назначению: - внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются положения, инструкции, постановления и др. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности; - распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации приказы, распоряжения, постановления, указания ; - журналы контроля и учета - журналы книги учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.

.

Учетные кадровые документы. Состав и порядок оформления

.

Состав кадровой службы

.

Обязательная кадровая документация (2)

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?
Похожие публикации